Подобно имуществу, личная информация охраняется законом (ФЗ№152). Нередко в процессе служебных отношений организации сталкиваются с необходимостью использования данных о своих сотрудниках. Дабы процесс происходил легитимно, кадровикам лучше заранее заручиться документом – согласием (разрешением сотрудника) на обработку личных сведений. Некоторым подобная процедура кажется формальностью, но ее несоблюдение чревато привлечением к ответственности: административной, гражданской, дисциплинарной и даже уголовной (по ситуации).
Основные понятия. Термин «персональные данные» подразумевает любую информацию, относящуюся определенному субъекту лично. Общий перечень включает:
- сведения, считающиеся паспортными (ФИО, точные место/дата рождения, адрес прописки);
- данные об образовании, профессии (источники: аттестат, диплом, свидетельства о повышении квалификации), вероисповедании;
- раскрытие статусов (имущественного, гражданского и других).
Обработка указанных выше сведений может включать такие действия:
- получение;
- сочетание и систематизацию;
- передачу третьим лицам/организациям;
- уточнение (+ обновление сведений);
- архивирование и хранение;
- блокирование/ликвидацию.
Документарное подтверждение согласия физического лица
Еще раз подчеркнем, что без официального, подписанного сотрудником разрешения осуществлять указанные в предыдущем разделе операции с информацией запрещено.
Некоторые организации, заранее позаботившись о вероятных будущих потребностях, получают согласие на обработку личных данных, как обязательный документ, оформляемый в момент трудоустройства.
Стандартный бланк состоит из 7 подпунктов:
- полные паспортные сведения о работнике;
- данные о предприятии-операторе, которое получило информацию;
- назначение обработки;
- точный список личных сведений, возможных способов их использования;
- срок действия;
- порядок отзыва.
Можно поступить еще проще: руководствуясь главой 14 ТК РФ разрабатываете «Положение о персональных данных работника» и к нему Приложение собственно, с бланком в виде расписки-согласия.
Однако, настоятельно рекомендуем проверить наличие всех перечисленных выше подпунктов, возможно, понадобится добавить недостающие сведения.
[google]